BUKTI TRANSAKSI

Pengertian

Transaksi adalah kejadian/peristiwa yang menyebabkan perubahan pada Harta, Utang dan Modal yang dimiliki baik itu bertambah maupun berkurang. Misalnya membeli harta, membayar utang, membayar berbagai jenis beban dan lain sebagainya. Transaksi terdiri dari dua jenis yaitu transaksi internal dan transaksi eksternal.

Transaksi Intern
Transaksi internal yaitu transaksi keuangan yang terjadi antar pihak (antar bagian) dalam suatu perusahaan, misalnya memo dari pimpinan kepada bawahan mengenai penghapusan piutang, penyusutan aktiva tetap, penggunaan aktiva lancar dan lain-lain.
Transaksi Ekstern
Transaksi eksternal adalah transaksi keuangan yang terjadi antara pihak perusahaan dengan pihak luar (pihak ketiga), misalnya Pembelian perlengkapan, pembayaran utang, penerimaan pinjaman, penerimaan piutang (tagihan) dan lain-lain. Transaksi eksternal terjadi karena hubungan-hubungan perusahaan dengan pihak luar yang menyebabkan terjadinya perubahaan pada keuangan perusahaan.

Setiap transaksi memerlukan pencatatan yang dilengkapi dengan bukti transaksi/pencatatan. Tujuannya yaitu menyediakan bukti tertulis tentang transaksi yang telah dilaksanakan, sekaligus untuk menghindari kemungkinan terjadinya sengketa di masa yang akan datang. Untuk itu, bukti yang kuat apabila di dalamnya terdapat pengakuan dari pihak ekstern atau pihak intern yang berwenang berupa tanda tangan yang bersangkutan. Jadi bukti transaksi adalah bukti tertulis dari setiap transaksi yang terjadi pada suatu perusahaan.

Manfaat Bukti Transaksi

Bukti transaksi yang dibuat atau diterima mempunyai fungsi yang sangat penting dalam kegiatan akuntansi. Bukti-bukti tersebut digunakan sebagai dasar dalam membuat laporan keuangan. Bukti transaksi dalam proses akuntansi memiliki manfaat dan fungsi sebagai berikut :

Untuk mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi
Sebagai media yang berisikan data informasi keuangan
Sebagai dasar untuk melakukan pencatatan
Mengurangi kemungkinan terjadinya sengketa dimasa yang akan datang
Menghindari duplikasi (penggandaan) pada pengumpulan data keuangan

Jenis Bukti Transaksi

Jenis bukti transaksi terdiri dari bukti transaksi intern dan bukti transaksi ekstern. Bukti transaksi intern merupakan bukti transaksi yang digunakan di dalam lingkup perusahaan saja. sedangkan bukti transaksi ekstern yaitu bukti transaksi yang digunakan sehubungan dengan kegiatan perusahaan dengan pihak luar

Faktur (Invoice)
Faktur adalah bukti transaksi tentang penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat oleh pihak penjual dan disampaikan kepada pihak pembeli. Setiap perusahaan mempunyai desain faktur yang berbeda-beda, tetapi secara umum dalam sebuah faktur biasanya berisi tentang Identitas Penjual (Nama, Alamat, dll), No Faktur, Identitas Pembeli (Nama, Alamat, No. Telp), Identitas Barang (Jumlah, Nama Barang, Harga Satuan, Harga Total), syarat pembayaran dan Tanda Tangan pihak perusahaan yang berwenang.

Nota
Nota atau yang lebih sering disebut Nota Kontan adalah bukti transaksi penjualan yang dilakukan secara tunai. Pada umumnya bentuk nota dengan faktur hampir sama yang berbeda hanya pada penggunaannya yakni Nota digunakan untuk transaksi tunai sedangkan faktur digunakan untuk transaksi kredit. Nota biasanya dibuat oleh penjual dalam rangkap 3 yaitu lembar putih untuk pembeli, lembar merah untuk dokumen pencatatan dan lembar kuning untuk bagian gudang.

Kuitansi
Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang yang dibuat dan ditandatangani oleh penerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Umumnya kwitansi terdiri dari dua bagian yaitu, bagian pertama diberikan kepada pihak pembayar sebagai bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal (sus kwitansi) untuk sementara dijadikan sebagai bukti pencatatan oleh penerima uang. Biasanya sus kuitansi dilengkapi oleh Bukti Kas Masuk yang dibuat oleh pihak intern perusahaan.

Cek
Cek adalah Surat perintah tidak bersyarat untuk membayar sejumlah dana yang tercantum dalam cek dimana penarikan cek dapat dilakukan baik atas nama maupun atas unjuk dan merupakan surat berharga yang dapat diperdagangkan. Pengaturan cek telah diatur dalam Pasal 178 sampai dengan 229 KUH Dagang. Lalu, ada tambahan penjelasan yang dimuat dalam Surat Edaran Bank Indonesia. Pada pasal 178 KUH Dagang telah ditentukan syarat cek sebagai surat berharga meliputi beberapa hal.
- Nama cek harus tertulis dalam huruf teks yang jelas.
- Surat cek harus berisi perintah tidak bersyarat dalam membayar sejumlah uang kepada orang tertentu.
- Nama bank yang akan membayar harus terlihat jelas.
- Terdapat penunjukan tempat pembayaran.
- Terdapat penyebutan tanggal dan tempat penarikan dana dari cek.
- Ditandatangani orang yang mengeluarkan cek.

Bilyet Giro
Bilyet Giro adalah Surat perintah dari nasabah kepada bank penyimpan dana untuk memindahbukukan sejumlah dana dari rekening yang bersangkutan kepada rekening pemegang yang disebutkan namanya.

Nota Debet
Nota Debet adalah bukti transaksi pengiriman kembali barang yang telah di beli (return pembelian) atau pengurangan harga karena berbagai alasan ketidak sesuaian dengan pesanan. Nota debet dapat juga diartikan sebagai pemberitahuan kepada pihak penjual bahwa perkiraan mereka telah di debet karena adanya pengembalian barang yang telah dibeli sebelumnya. Alasan pengembalian barang kepada pihak penjual bisa disebabkan karena tidak sesuai dengan merk yang dipesan, kualitas barang tidak sesuai, terdapat kerusakan pada barang dan lain sebagainya. Nota debet dikirim bersamaan dengan pengiriman kembali barang kepada pihak penjual.

Nota Kredit
Nota Kredit adalah bukti transaksi penerimaan kembali barang yang telah di jual (return penjualan), atau pengurangan harga karena berbagai alasan ketidasesuaian dengan pesanan dari sipembeli. Bukti transaksi ini dibuat oleh pihak pihak penjual kalau ada pengembalian barang dari pembeli karena alasan tertentu, misalnya barang rusak, kualitas tidak sesusai dengan pesanan, jumlah tidak sesuai dengan pesanan.

Memo
Memo adalah bukti pencatatan yang dikeluarkan oleh pimpinan perusahaan atau orang yang diberi wewenang untuk kejadian-kejadian yang berlangsung di dalam intern perusahaan itu sendiri. Misalnya Penyisihan piutang tak tertagih, penyusutan aktiva tetap, pemakaian perlengkapan dan lain-lain.

Bukti Kas Masuk
Bukti Kas Masuk adalah bukti transaksi penerimaan uang yang telah dilengkapi dengan bukti lainnya. Bukti lainnya yang mendukung bukti kas masuk bisa berupa kuitansi ataupun nota kontan. Bukti kas masuk ini nantinya akan digunakan dalam proses penyusunan jurnal kas masuk/jurnal penerimaan kas.

Biasanya bukti kas masuk digunakan untuk transaksi-transaksi sebagai berikut :
- Penjualan barang atau jasa secara tunai.
- Penerimaan piutang dari pelanggan.
- Penyetoran modal perusahaan oleh pemilik.
- Penerimaan pinjaman dari bank.
- Penerimaan dividen.
- Penjualan aset tetap secara tunai.
- Retur penjualan secara tunai
Bukti Kas Keluar
Bukti kas keluar adalah bukti yang digunakan untuk mencatat segala transaksi yang berhubungan dengan pengeluaran kas oleh perusahaan. Seluruh transaksi pengeluaran kas yang terjadi dalam perusahaan baik yang dikeluarkan untuk pihak luar perusahaan maupun untuk pihak dalam perusahaan akan dicatat dalam bukti kas keluar.

Bukti kas keluar ini biasanya digunakan oleh perusahaan untuk mencatat transaksi sebagai berikut:
- Pembelian barang atau jasa secara tunai.
- Pembayaran utang kepada pemasok.
- Pengambilan prive oleh pemilik.
- Pembayaran dividen bagi perusahaan PT.
- Pembayaran angsuran pinjaman bank.
- Pembelian aset tetap secara tunai.
- Retur pembelian secara tunai.
- Pembayaran gaji karyawan.
- Pembayaran macam-macam beban.
- Pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.